2021 온라인 Meet in Korea 운영 대행 용역 과업내용서

(2021. 9월, MICE마케팅팀)


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과업개요


□ 과 업 명 : 『2021 온라인 Meet in Korea 운영 대행』



□ 추진배경 및 목적

ㅇ 코로나19 확산 장기화로 국가 및 지역내 이동 금지 등 사업 핵심고객인 국제회의 본부관계자, 미팅플래너 등 방한 불가

ㅇ 지역CVB와의 협업을 통한 지역맞춤형 MICE 홍보 콘텐츠 제작, 핵심고객 대상 온라인 팸투어를 통한 한국 MICE행사 개최 유도

ㅇ 국제회의 본부 관계자 및 미팅플래너 대상 한국 주요 MICE 지역 및 콘텐츠 온라인 홍보를 통한 한국 MICE목적지 제고


□ 과업내용

ㅇ 2021 온라인 Meet in Korea 행사계획 수립 및 운영

ㅇ 행사 세부 콘텐츠 구성 및 홍보관리

ㅇ 참가자 대상 만족도 조사 등 사업성과 관리


□ 과업기간 : 계약체결일로부터 2021.12.20.(월) 까지

(과업종료 후 정산 및 결과보고서 제출시까지)


□ 과업예산 : ₩219,320,000-  (부가가치세 포함) 


□ 사업 프로세스

ㅇ 세부 과업계획 및 일정수립 (~10월 초)

ㅇ 지역콘텐츠 등 MICE 홍보 콘텐츠 제작(10~11월)

ㅇ 온라인 팸투어 운영 및 결과보고(12월)




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 전체 운영 프로세스

전체 기획 및

잊정 수립

MICE 홍보

기획 및 제작

해외지사

참가고객 DB

확보

온라인 팸투어

초청(해외지사)

참가고객 개별 접속후 팸투어 실시

운영대행사 장애발생 등 대응

전체 결과보고

해외지사 참가고객 대상 기념품 발송



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과업내용 일반

※ 세부 과업내용은 일부 변경될 수 있음

구    분

과업내용

가. 온라인 팸투어 기획 및 운영

○ 온라인 팸투어 기획

-  팸투어 사업목적 및 운영체계 등을 

감안하여 전체 행사 컨셉 발굴

-  팸투어 세부 운영계획 및 일정 수립

○ 온라인 팸투어 운영

-  오프라인 일정과 유사하게 운영

-  팸투어 운영안 및 프로세스 개발

나. 한국 MICE 홍보 기획 및 제작

○ 한국 MICE 홍보 기획

-  타겟고객을 고려 효과적인 MICE홍보를

위한 기획

-  코로나19로 인한 가장 큰 이슈인 방역 및 

안전에 대한 홍보방안 제안

○ 지역적 특색 활용 홍보콘텐츠 제작

-  지역마다의 MICE 홍보 테마 발굴, 테마

연계 특색있는 MICE 및 관광지 콘텐츠 발굴

-  지역CVB와의 협의 및 촬영 등 콘텐츠 제작

다. 마무리 및 사후관리

○ 팸투어 기획, 콘텐츠 제작 등 운영 전반에

관한 결과보고서 제출

○ 향후 유치활동 등 환류를 위한 참가자

만족도, 한국개최 의향 등 설문조사 분석




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부문별 세부과업내용

가. 온라인 팸투어 기획 및 운영

ㅇ  팸투어 전체 총괄 계획 및 세부 운영계획 수립

-  사업목적 및 팸투어 운영체계를 참고하여 행사 전체 컨셉 및 기획

<온라인 팸투어 참가기관 운영체계안>

한국관광공사

본사

사업계획 및 총괄, 운영대행사 선정 등

해외지사

해외 참가고객 DB 확보 및 참가유도, 기념품 발송 등

지역CVB

지역 답사 테마 및 콘텐츠, 촬영대상지 선정, 콘텐츠 제작 지원 등

운영대행사

-  전체 기획 및 운영방안 제안

-  한국 및 지역별 MICE 홍보 콘텐츠 제작 및 팸투어 운영

-  전체 결과보고서 작성 등

-  팸투어 운영, MICE 홍보 콘텐츠 제작 등 세부 운영계획 수립 및 타임테이블 작성

ㅇ  온라인 팸투어 운영

-  일반적인 오프라인 팸투어 일정과 유사하게 기획 및 운영

-  온라인 팸투어 운영안 및 프로세스 개발

<온라인 팸투어 운영안>

구성

주요 내용

환영인사

-  공항에서 입국하는 디자인 등

-  MICE뷰로 단장 환영 인사

개인정보 동의 및 입력 

-  입국카드 형식으로 제작

-  타겟고객 확인 및 기념품 답례 활용

지역별 답사

-  코스 지도를 통해 해당 지역 주요 콘텐츠 및 시설 안내

-  기본적으로 컨벤션센터, 숙박, 관광지 등의 순서로 구성하나, 

지역에서 요청시 콘텐츠 구성 순서 변경

-  지역별 답사는 체감상 최대 5분 이내 구성

-  지역별 CVB의 MICE지원제도 등 홍보영상 추가

MICE 정보

-  공사 국제회의 지원제도 및 중대형 특별지원제도, 한국 MICE

관련 방역상황, 컨벤션센터 VR, 코리아 유니크베뉴 등

설문조사

팸투어 만족도, 유익한 콘텐츠, 한국 인지도 제고 등 

환송인사

항공편 출국하는 디자인, 한국이 기다리고 있다라는 메시지 등

* 상기 안은 예시를 위해 작성된 내용이며, 제안 및 협의에 따라 변동가능

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-  구미주 지역, MICE 특성 등을 감안하여 위기 등 별도 상황 발생시 대응방안 구축

-  전체 행사 운영 PM, 지역 홍보콘텐츠 발굴 및 협의, 영상 및 사진 제작 전문 인력 등 과업별 담당인력 구성

ㅇ  업무진행 및 보고

-  전체 기획 및 팸투어 운영은 공사와 협의하에 진행

-  지역별 콘텐츠는 기본 방향 공사와 협의후 세부 내용은 지역CVB와 협의하에 진행하되, 회의진행결과 수시 보고

-  온라인 팸투어 실제 운영기간(12월내 약 2주) 동안 참가현황 일일보고 또는 최소 3일에 한번씩 보고, 특히 설문조사까지 완료한 참가자 정보 포함

* 12월내 기념품 발송까지 완료가 필요하여 참가자 정보 상시 보고


나. 한국 MICE 홍보 기획 및 제작

ㅇ  타겟고객 대상 효과적인 한국 MICE 홍보를 위한 기획

-  국제회의 의사결정자, 미팅플래너 등 컨벤션 관계자의 특성을 참고하여 효과적인 한국 MICE 홍보를 위한 기획

-  공사 주도의 전반적인 한국 및 지역별 MICE 특성, 컨셉을 고려하여 세부 계획 수립

-  온라인 팸투어를 고려하여 짧지만 임팩트있는 콘텐츠 구성 제안

-  행사 개최관련 코로나19에 따른 방역 및 안전을 최우선하고 있는바, 한국의 방역대책을 효과적으로 홍보하는 방안 제시

ㅇ  한국 MICE 정보

-  공사 운영 국제회의 지원제도, 중대형 특별지원, 코리아 유니크베뉴, 항공 및 국내 지역연계 교통편, 코로나 방역상황 등

-  핵심정보 위주 간략 소개 및 상세정보는 첨부 또는 링크를 통해 제공, 전체 팸투어 시간 고려 일부 콘텐츠 조정 가능

-  일부 공사가 보유한 콘텐츠 제공 및 편집 가능

* 국제회의 지원제도 영문 콘텐츠, 유니크베뉴 동영상 등 

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ㅇ  지역별 MICE 콘텐츠 제작 상세내용

-  총 4개 지역 대상 콘텐츠 제작 : 인천, 경기, 대구, 대전

-  콘텐츠 형식 : 지역 테마 연계 MICE 콘텐츠 중 최대 5개 이내의 콘텐츠 선정 및 제작

* 콘텐츠예시 : ①컨벤션센터, ②주변 숙박시설(4~5성급), ③~⑤관광(골목투어, 의료, 역사·문화, 미식, 체험관광지)

* 콘텐츠는 영상 위주, 필요시 사진 및 텍스트 등 보완

* 지역별 콘텐츠 선정 및 실제 촬영 대상지 등은 지역에서 선정할 예정이며, 하단의 테마별 코스 구성안을 기초로 제안 요망

<테마별 코스 구성(안)>

지역

인천

경기

대구

대전

테마

현대적, 다양성, 복합도시

역사와 첨단기술

근대문화+예술

과학문화

컨벤션센터

송도컨벤시아

수원컨벤션센터

EXCO

DCC

숙박시설

경원재 앰버서더, 오크우드프리미어 등

코트야드 메리어트 등

수성호텔, 호텔인터불고 등

스탕달호텔, 메리어트 등

관광 관련 콘텐츠는 최대 3개를 지역에서 선정 예정이며, 아래는 예시임

관광지

센트럴파크, 소래습지공원, 마시안해수욕장 등

한국민속촌, 수원화성 등

근대골목투어, 디아크 등

신세계 사이언스 콤플렉스, 유성온천 등

유니크베뉴

케이슨24, DMW 드라이빙센터 등

현대모터스튜디오 등

대구예술발전소 등

이응노 미술관 등

미식투어

소래포구어시장, 신포닭강정 등

수원 통닭 등

더우, 고우니 등

성심당, 두부두루치기 등

-  제작방식 : 지역별 테마에 맞게 전체 스토리 및 페이지 디자인 구성, 각 콘텐츠별 제작은 영상을 기본으로 하되, 제안 및 협의에 따라 사진 등 다른 구성도 가능

-  지역홍보영상 제작 : 각 참가기관의 MICE 지원제도 등 홍보영상 

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30초 이내 제작

-  지역답사 내용 중 별도 Q&A 기능 추가 : 담당자 메일 링크 등을 통해 문의사항 응대토록 지원

-  모든 콘텐츠는 영문으로 제공할 예정으로, 언어감수성, 여행콘텐츠 전문성 등을 보유한 전문가 번역 및 감수

다. 마무리 및 사후관리

ㅇ  참가자 만족도 및 MICE 행사 개최의향 설문조사

-  고객 직업, 유입지역, 만족도(전체, 지역별), 유익/불필요 콘텐츠, 향후 온라인 방문 희망지역, 향후 팸투어(온/오프라인) 참가 의향, 한국 개최 의향, 개최지 선정시 우선 고려사항 등 설문개발

-  개인정보 동의 및 입력 완료자 한해 조사 진행

* 상기 완료자 대상 별도 기념품 제공 예정(과업 불포함)

-  설문조사에 대한 내용 그래프 등 포함하여 분석

ㅇ  운영결과 보고

-  온라인 팸투어 기획 단계에서부터 실제 타겟고객 참여 및 팸투어 추진내용 종합하여 결과보고 제출


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추진일정(안)

구    분

9월

10월

11월

12월

□ 온라인 팸투어 기획 및 운영

▪전체 행사 컨셉 개발 및 기획

▪세부 운영계획 및 일정수립

▪팸투어 운영안 및 프로세스 개발

▪팸투어 운영 및 위기 등 현장 대응

□ 한국 MICE 홍보 기획 및 제작

▪효과적인 한국 MICE 홍보 기획

▪지역특색 활용 홍보 콘텐츠 제작

□ 설문조사 등 성과품 작성

□ 보고협의(착수/중간1회/최종1회)

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과업수행지침


가. 과업일반지침

ㅇ 계약상대방(이하 ‘계약상대방’이라 한다)은 과업을 기획하고 준비하는데 있어서 한국관광공사(이하 ‘공사’ 라 한다)와 충분한 협의를 거쳐 행사의 진행방향을 결정한다.

ㅇ 계약상대방은 과업의 추진을 위하여 공사의 승인을 받은 계획서에 따라 시행하며, 관계법규 및 공사의 지침을 준수한다.

ㅇ 계약상대방은 공사가 제시하는 인력확보, 배치 등 일정을 준수하고, 사무지원업무에 적극 협조하여야 하며 세부 과업 진행사항 및 계획은 공사와 협의하여 정한다. 용역 수행 중 공사와 협의 후 진행방향을 조정할 수 있다.

ㅇ 홍보 콘텐츠의 디자인 및 제작 시 관계법규에 저촉되지 않아야 하며, 완성된 콘텐츠는 공사의 동의 없이 타 용도로 활용될 수 없다.

ㅇ 디자인된 모든 결과물에 대하여 저작권, 지적재산권은 공사에 귀속되며 관련 분쟁이 발생할 경우 계약상대방은 공사를 전적으로 면책시켜야 한다. 만일 용역결과물로 인하여 공사가 제3자에게 손해배상의무를 부담하는 등 공사에게 손해가 발생한 경우 계약상대방은 그로 인한 모든 손해를 배상하여야 한다. 

ㅇ 기획 및 홍보 등 계획 수립에 있어서 공사와의 충분한 협의를 거쳐야 하며, 모든 과업에 대해서는 사전 수립된 계획에 따라 시행한다. 

ㅇ 행사의 원활한 운영이 가능한 스태프를 각 세부과업별로 배치한다.

-  각 분야별 전문 인력을 확보하여 과업을 수행하여야 하며, 참여 인력은 책임감을 가지고 행사에 임해야한다.


나. 과업 진행 방법

ㅇ 과업 수행 중 공사가 요구할 경우 참석하여 과업 진행 사항을 보고하고, 기타 진행과 관련하여 공사가 요청하는 회의에 참석하여야 하며, 프리젠테이션, 설명회 등의 요청이 있을 경우 이에 응하여야 한다.

ㅇ 계약상대방은 행사운영이 적절하지 않거나 행사목적에 부합되지 않는 경우 공사는 시정요구를 할 수 있으며, 이 경우 계약상대방은 정당한 

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사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

ㅇ 실행계획안 수립 과정에서 공사의 요구사항을 최대한 수용하여 계획안을 작성하고, 세부 추진일정 등에 대하여 공사와 사전에 긴밀히 협의한 후 과업을 수행한다.

ㅇ 공사는 납품된 제작물에 대한 저작권 및 소유권을 획득한다. 단, 지역답사를 위해 제작한 콘텐츠는 해당 지역CVB와 저작권, 소유권을 공유한다.

ㅇ 적합한 성과물이 납품되지 못할 경우, 공사는 계약상대방에 추가로 요구할 수 있으며 계약상대방이 이를 거부 시 과업은 완성되지 못하고 제작 완성품을 납품받지 못한 것으로 간주한다.

ㅇ 제안서에 명기되지 않은 내용에 대해서는 공사와 사전 협의하여 진행한다.


다. 기타사항 

ㅇ 동 과업의 지역콘텐츠 제작은 참가하는 지역CVB와 매칭펀드로 진행하며, 이에 따라 계약상대방은 총계약금액으로 계약하되, 해당 지역의 일정액(금일천만원, 부가세포함)은 지역CVB와 정산하고, 잔여계약금액을 공사에 정산 신청한다. 이와 관련된 사항은 용역표준계약서내 특약사항으로 명기한다.


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과업보고 및 성과품 제출


가. 과업보고

ㅇ 정기보고

-  주간보고 : 주간계획/실적, 차기계획(소요시간, 완료예정일, 담당자) 등

ㅇ 단계별보고 

-  착수보고 : 계약일로부터 1주일 이내, 실행계획서 포함

-  중간보고 : 콘텐츠 및 팸투어 페이지 제작 진행현황 등

-  완료보고 : 과업종료 시 전체 과업의 수행결과 및 산출물 내역 

ㅇ 수시 및 기타보고

-  변경보고 : 업무의 수행방법 및 계획예산 변경시

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-  위험관리보고 : 잠재적 위험요소 발견 시 조치방안 논의 및 처리 후 보고

-  기타 : 발주처 요청 시, 서면 또는 대면보고

나. 성과품 제출 (2021.12.20일 까지)

ㅇ 결과보고서(인쇄자료 10부 및 전자파일))

-  실행 단계별 계획서 및 종합결과 보고서

-  자체평가 및 개선방안 제안 등 

ㅇ 사진, 영상 등 관련 자료일체 

-  외장하드 또는 USB형태로 제출(2개)

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